オフィスを改装するメリットは？流れや費用、事例をわかりやすく解説

2024年1月10日

老朽化や業態の変化、テレワークの導入などによって、現在のオフィスに使い勝手の悪さを感じていませんか。改装によってオフィスの課題解決を行うことで、業務効率化や社員のモチベーション向上につながる可能性があります。

オフィスの改装のメリットを押さえたうえで、オフィスの改装の費用や流れ、注意点などについて紹介していきます。

オフィスを改装するメリットとは？

オフィスの改装によるメリットとして、主に次の4つの点が挙げられます。

業務効率化につながる
社員のモチベーション向上
企業のイメージアップ
コスト削減

業務効率化につながる

オフィスの改装にあたり、働き方や業務の実態に合わせて、必要なスペースなスペースの確保や、レイアウトや動線の変更を行うと、仕事をスムーズに進めやすくなり、業務効率化につながります。

たとえば、WEBミーティングが増えているケースでは、専用ブースやWEB会議に対応した会議室を設けると、スムーズに行えるようになります。あるいは、「コピー機が使いにくい場所にある」というケースでは、メインとなる通路に面した場所に配置して、通路を広めにとると、使いやすくなります。「関連する業務を行う部署が離れていて、コミュニケーションをとりにくい」というケースでは、レイアウト変更を行います。

オフィス改装で業務効率化を実現するには、現状のオフィスの課題を洗い出し、課題解決につながる変更を実施するのがポイントです。

社員のモチベーション向上

オフィス環境は社員のモチベーションに関わる要素の一つです。改装によって快適で働きやすいオフィスに生まれ変わると、社員のモチベーションアップにつながり、仕事の質の向上が期待できます。

また、社員がオフィスに対して、「おしゃれ・かっこいい・きれい・使いやすい・居心地がよい」といった感情を抱いて満足度が高まれば、会社への愛着にもつながります。

企業のイメージアップ

洗練された機能的なオフィスへの改装は、企業のイメージアップやブランディングにも役立ちます。オフィスを訪れた取引先だけではなく、企業のホームページや会社パンフレットなどの写真を通じて、多くの人の目に留まる可能性があります。また、少子高齢化社会の到来によって、多くの企業が採用難という課題を抱えている昨今において、おしゃれで快適なオフィスは、就職活動をする学生や転職希望者に対するアピール材料となります。

企業のイメージアップを目的の一つとしてオフィスの改装を行う場合には、ブランドイメージに合ったデザインやカラーを用いるのがポイントです。

コスト削減

オフィス改装には費用がかかりますが、照明器具や設備の変更によってランニングコストを削減すると、長期的にはコスト削減を実現できます。

たとえば、蛍光灯から消費電力の少ないLEDへの変更や、古い空調設備の高効率の最新のものへの交換によって、電気代を削減できます。あるいは間仕切りの位置を変更すると、空調効率をアップできることがあります。

オフィスの改装にかかる費用

オフィスの改装にかかる費用は、全体を改装する場合は坪単価10万円～30万円、一部を改装する場合は坪単価10万円程度が相場となります。

オフィス全体を改装する場合

オフィスが老朽化している場合やイメージを一新したい場合には、オフィス全体の改装が向いています。オフィスのデザインやレイアウト、内装材、照明計画や空調計画などを一から決めていくため、改装プランの自由度が高くなります。オフィス全体を改装する場合の費用は坪単価10万円～30万円が目安で、部分改装よりも坪単価は高めで、工期も長くなります。工事内容や使用する建材、設備、広さなどによって大きく異なります。

オフィス全体の改装で、工事中にオフィスを一時的に別の場所に移す必要がある場合には、移転先の賃料や引越し費用などもかかります。

オフィスの一部を改装する場合

オフィスの一部の改装は老朽化がさほど進んでいないケースで、新たに設けたいスペースがある場合や一部のスペースを刷新したい場合に向いています。たとえば、「フリーアドレスを導入するために一部のワークスペースを改装する」「ほとんど使っていない会議室をリフレッシュスペースに変更する」「簡素な受付を改装してブランディングを図る」といったケースが挙げられます。

オフィスの一部の改装は全体を改装する場合よりもできることが限られているため、坪単価10万円程度が目安です。ただし、一部の改装の場合にも、工事内容や使用する建材、設備、広さなどによって異なる点は同様です。

オフィスの改装時に申請できる補助金

オフィス改装時には、一定の要件を満たしていると、公的な補助金・助成金による補助の対象となる可能性があります。補助金は要件を満たしていれば必ず支給されるものではなく、要件を満たしている申請者のうち、評価の高い方から採択されるという点に注意が必要です。

補助金・助成金は廃止されることや制度改正が実施されることがありますので、応募を検討する際には最新の情報をご確認ください。

【オフィスの改装時に申請できる補助金(2023年12月現在)】

ものづくり補助金
IT導入補助金
事業承継・引継ぎ補助金
小規模事業者持続化補助金
受動喫煙防止対策助成金

オフィスを改装するまでの流れ

オフィスの改装を行うときには、現状の課題を解決して予算内でよりよいオフィスを実現するため、次の流れで進めていきます。

改装の目的を明確にする
業者に見積もりをとる
改装後のデザインの決定
改装工事

１.改装の目的を明確にする

オフィスの改装を依頼する業者に声をかける前に、まずは社内で改装の目的を明確化しておくことが大切です。改装のプロジェクトチームなどを立ち上げ、現状のオフィスの課題をもとに、課題解決を図るためにどのようなオフィスを目指すのか話し合い、改装の目的を決定します。現状のオフィスの課題の把握にあたっては、社内アンケートを実施するといった方法があります。

たとえば、改装の目的として、「人員の増減によって、各部門のスペース配分と人員数が合っていないため、レイアウトを見直して改装したい」「テレワークの導入によって出社する社員が減少したため、フリーアドレスの導入とリフレッシュスペースの設置を行いたい」「オフィスの老朽化が採用のネックになっているため、洗練されたオフィスにリニューアルしたい」といった例が挙げられます。

２.業者に見積もりをとる

オフィスを改装する目的が決まったら、業者に概算の見積もりを依頼し、工事期間なども確認します。予算が決まっている場合にはあらかじめ伝えておくと、予算踏まえたプランによる見積もりの提示を受けられることがあります。

オフィス全体を改装する場合で一時的に移転する必要があるケースでは、移転先の賃料や引越し費用などの見積をとり、全体の費用を把握しておきましょう。

３.改装後のデザインの決定

オフィスの改装を依頼する業者が決定したら、オフィスの具体的なデザインやレイアウト、設備などを決めていきます。業者に具体的な希望を伝えて改装プランの提示を受け、調整を行っていきます。また、オフィスの改装後に導入する家具も、内装と調和を踏まえて決定します。

オフィスの改装プランの検討にあたっては、業務に支障なくスムーズに移動できる動線か、確認することがポイントです。内装材はイメージの違いがないようにパースだけで判断せず、サンプルなどの現物を確認することが大切です。

改装後のデザインなどプランが確定したら、改めて見積もりを依頼し、費用に問題がなければ、改装プランの決定となります。

4.改装工事

改装プランが確定したら、改装工事の着工となります。工事の着工前に、工事箇所の家具や備品の移動、あるいは全体の改装などでは一時的な移転先への引越し作業が必要です。オフィス全体を改装するケースなどでは、壁や床などの内装工事、照明器具や空調設備の電気工事や設備工事など大掛かりな工事が行われます。

また、改装工事が完了するタイミングで新調する家具が納入されるように、納期を確認して事前に発注しておきます。

オフィスを改装する際の注意点

オフィスの改装にあたっては、契約内容の確認や消防法への遵守、業者の選定の仕方などに関する注意点があります。

賃貸の場合、契約内容を確認する

オフィスが賃貸物件の場合は、賃貸借契約によって原状回復義務や改装工事に関する規定が設けられていることが多いため、契約書の内容を確認し、事前にオーナーや管理会社相談します。たとえば、間仕切りの位置を変えるために、既存のパーテーションの移動や撤去を行った場合に、原状回復義務があると、退去時には元の状態に戻す費用を負担する必要があります。また、基本的に改装工事を行えるのは専有部分ですが、オフィスビルによっては改装に制限が設けられています。

このほかには業者への工事の発注に関わるため、オーナーや管理会社に工事区分の確認が必要です。オフィスビルに関わる工事は、オーナーが費用負担する共用部分のA工事、専有部分のうち建物全体に関わるため、オーナーが施工会社を選定し、テナントが費用を負担するB工事、その他の専有部分でテナントが施工会社を選定して費用を負担するC工事に分かれます。オフィスの改装を行う際には、B工事とC工事の区分について確認します。

消防法を遵守する

万が一火災や災害が発生した際に被害を抑えるため、消防法による規定を遵守することが大切です。消防法により、オフィスの改装工事の内容によっては、工事開始の7日前までに、消防署へ防火対象物工事等計画届出書の提出が必要です。また、各部屋への火災感知器やスプリンクラーの設置、避難経路の確保などが義務付けられています。

そのため、床から天井までのパーテーションを設置して間仕切りの変更を行うケースなどは、こうした消防法を遵守した対応が必要です。

消防法の規定を守っていない場合、消防署の立ち入り検査によって違反が発覚すると、命令や罰則を受けることがあります。また、消防法の規定に違反した状態で、火災の発生により多くの死傷者が出た場合には、オーナーや管理者が重大な責任が問われる可能性もあります。

信頼できる業者を選ぶ

オフィスの改装は実績が豊富で信頼できる業者を選ぶことも重要です。信頼できる業者に依頼することで、改装プランの決定や工事などの進捗の遅れ、予算オーバー、消防法への対応ミス、品質やアフターメンテナンスの問題などが起こるのを防げます。

そこで、オフィスの改装の依頼先は、複数の業者から比較・検討を行います。見積だけではなく、これまでのオフィスの改装の事例やアフターサービス、改装のマネジメントの進め方などを比較しましょう。

オフィスの改装事例

オフィスの改装によって課題を解決した2つの事例を紹介します。

事例①

乳製品の宅配事業を営む企業の事例。業界のイメージの一新や働き方の改革に取り組む中、オフィス環境だけは旧態依然で老朽化しているという課題を抱えていました。そこで、オフィスの改装に着手。大きな窓側にはカウンター席を設け、木の温もりが感じられる、明るく開放的なカフェのようなオフィスに生まれ変わりました。

改装後は、オフィスで仕事をしたくなる居心地のよい空間となり、懇親会も社内で開くようになりました。社員にとっても自慢のオフィスとなっています。

事例②

物流事業を営む企業の事例。テレワークが中心で出社する社員が少ないという課題があり、社員の出社率を向上させるため、オフィスの改装に踏み切りました。

改装前は一般的なデスクを配置したオフィスでしたが、カウンター席や4席からなるオープン席、ミーティングに向いたボックスシート、完全個室のワークブースといった多彩な席を設けたABWスタイルのオフィスにリニューアル。社員の人数分の席を確保し、個人用のロッカーを設置していることも特徴です。カウンター席やボックスシートにはフェイクグリーンを設置し、目隠しや癒しになっています。

その日の気分や仕事に合わせて席を選べる過ごしやすいオフィスに変わったことで、出社率の向上につながりました。

まとめ

オフィスの改装を行うと、業務効率化や社員のモチベーション向上といったメリットが生じるだけではなく、企業のイメージアップ、ひいては採用力の強化にもつながります。こうした効果を得るには、現状のオフィスの課題を洗い出し、オフィスを改装する目的を明確化しておくことが大切です。現状のオフィスが現状にそぐわず、使い勝手が悪い状態になっている場合には、オフィスの改装を検討してみましょう。