本店移転登記に必要な書類は？書き方や手続き方法をわかりやすく解説

株式会社などの法人が本店のオフィスを移転すると、法務局での本店移転登記が必要です。本店移転登記は法務局の管轄内移転と管轄外移転では、必要な書類が異なります。また、本店移転登記以外にも、公的な機関で必要な手続きがあり、期限が設けられているものがほとんどです。

本店移転登記に必要な書類や手続き方法について押さえたうえで、その他の手続きについても触れていきます。

本店移転登記に必要な書類は？

法務局には本局、支局、出張所があり、管轄の地域が決められています。本店移転登記に必要な書類は、法務局の管轄内移転と管轄外移転でやや異なります。

株式会社本店移転登記申請書

株式会社本店移転登記申請書とは、株式会社が本店移転登記を行う場合の申請書類です。株式会社本店移転登記申請書は法務局のホームページからフォーマットをダウンロードできます。

参考：法務局｜商業・法人登記の申請書様式

株式会社本店移転登記申請書の書き方

管轄内移転の場合は、以下のように記載します。

• 会社法人等番号:法人番号を記載。
• 商号：法人格の株式会社をつけて、会社名を記入。フリガナには法人格は不要で、カタカナで左詰めで記入。
• 本店：移転前の本店の住所を記載。
• 登記事項：本店移転
• 登記すべき事項：以下のように「本店」移転後の本店の住所、「原因年月日」移転日を記載。
  「本店」移転後の本店の住所
  「原因年月日」▲年▲月▲日移転
• 登録免許税：金30,000万円
• 添付書類：フォーマットには「株主総会議事録１通」「株主の氏名又は名称、住所及び議決権数等を証する書面（株主リスト）1通」「取締役会議事録（又は取締役の過半数の一致を証する書面）１通」「委任状１通」と記載されています。「委任状」が必要なのは代理人に委任した場合のみのため、不要な場合は削除します。また、「株主総会議事録１通」「株主の氏名又は名称、住所及び議決権数等を証する書面（株主リスト）1通」も不要な場合は削除します。
• 申請日：申請日を記載。
• 申請人：以下のように記載。代理人の記載をするのは代理人に委任した場合のみです。
  新本店の住所
  申請人　会社名

  代表取締役の住所
  代表取締役　代表取締役の氏名＜法務局へ届出の印＞

  代理人の住所
  上記代理人　代理人の氏名＜認印＞

• 連絡先の電話番号：連絡先の電話番号を記載
• 法務局：管轄の法務局の本局・支局・出張所の名称、御中を記載

管轄外に移転する場合は申請書が２通必要

現在の本店の所在地の法務局の管轄外に移転する場合は、株式会社本店移転登記申請書は移転前の法務局と移転後の法務局の分で、2通必要です。ただし、手続きを行うのは移転前の管轄の法務局のみで、移転後の法務局への提出分は、移転前の管轄の法務局から申請書類が送られます。

管轄外移転では、移転前の法務局用と移転後の法務局用で、記載する内容が異なる項目があります。

＜管轄外移転（移転前の法務局用）＞

• 本店：移転前の本店の所在地を記載。
• 登記すべき事項：以下のように「登記記録に関する事項」と移転日、移転前の住所などを記載。
  「登記記録に関する事項」
  ▲年▲月▲日　移転前の住所　から本店移転
• 法務局：移転後の管轄法務局の本局・支局・出張所の名称、御中を記載

＜管轄外移転（移転後の法務局用）＞

• 本店：移転後の本店の所在地を記載。
• 登記すべき事項：以下のように「登記記録に関する事項」と移転日、移転前の住所などを記載。
  「登記記録に関する事項」
  ▲年▲月▲日　移転前の住所　から本店移転
• 法務局：移転後の管轄法務局の本局・支局・出張所の名称、御中を記載

管轄外移転の場合の登録免許税は、移転前の法務局と移転後の法務局への支払い分として、合計で60,000円です。

株主総会議事録

株主総会議事録が必要なのは、本店の移転に伴って定款を変更するケースです。定款は最小行政区画である政令指定都市、東京23区、市町村までを記載するか、もしくは地番までを入れます。管轄内移転のケースのうち、同一の市町村（東京23区は区）の移転で、定款への記載が市町村（東京23区は区）までの記載の場合は定款の変更が不要なため、株主総会議事録は必要ありません。

たとえば、定款に「当会社は、本店を東京都渋谷区に置く。」と記載している場合は、渋谷区内の移転の場合は定款の変更は必要ありません。一方、「当会社は、本店を東京都渋谷区▲丁目▲-▲に置く。」と記載している場合は、定款の変更が必要です。また、渋谷区も目黒区も渋谷出張所の管轄ですが、渋谷区から目黒区への移転の場合は、管轄内移転でも、区が変わるため、定款の変更が必要です。

管轄外移転では定款の変更が必ず必要になるため、株主議事録が必要です。

株主総会議事録は株主総会を招集し、定款変更決議を行って承認を得た記録として作成します。法務局のホームページの株式会社本店移転登記申請書の記載例に、株主総会議事録のサンプルがあります。

株主リスト

株主リストは本店移転に伴い、定款を変更して株主総会議事録を添付する場合に必要となる書類です。

株主リストの株主に関する記載項目は「株主の氏名または名称、住所」「保有株式数」「議決権数」「議決権数の割合」です。株主リストに記載するのは、株主総会で議決権を行使することが可能であった株主が対象で、議決権の割合の多い方から記載します。すべての株主を記載する必要はなく、「議決権の割合の合計が３分の２になるまで」、または「10位まで」の記載が必要です。ただし、「10位まで」を記載する場合は同順位の株主はすべて記載が必要になります。

株主リストも、法務局のホームページの株式会社本店移転登記申請書の記載例にサンプルがあります。

取締役会議事録・取締役決定書

本店移転登記には、取締役会議事録と取締役決定書のいずれかが必ず必要です。取締役会を設置している会社の場合は、取締役会を開催して、移転先と移転日の決議を行い、取締役会議事録を作成します。取締役会を設置していない会社では、取締役の過半数の一致を証する書面として、取締役決定書の作成を行います。

取締役会議事録や取締役決定書も、法務局のホームページの株式会社本店移転登記申請書の記載例にサンプルがあります。

委任状

委任状が必要となるのは、本店移転登記を司法書士などに委任するケースです。代表取締役が移転登記の申請に関して委任するための書類です。管轄外移転の場合は、委任状は移転前の法務局用と移転後の法務局用の2部が必要になります。

委任状も、法務局のホームページの株式会社本店移転登記申請書の記載例にサンプルが載っています。

印鑑届書

印鑑届出書は管轄外移転の場合に、移転後の法務局に会社の実印の届出を行うための書類です。印鑑届出書は法務局のホームページで、フォーマットをダウンロードできます。

参考：法務局｜商業・法人登記の申請書様式

本店移転の手続き方法

本店移転登記の手続き方法は、オンラインと法務局の窓口、郵送の3つの方法があります。

オンラインで申請する場合

オンライン申請を行えるのは代表取締役本人で、マイナンバーカードを使用するため、カードリーダーの用意が必要です。

■ 利用者登録
1.登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと供託ねっと）」にアクセスし、「申請者情報登録」をクリックして、利用規約に合意します。

2.「申請者情報新規入力」画面で必要項目を入力して登録します。

■ 申請用総合ソフトのインストール
1. 登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと供託ねっと）」にアクセスし、「ダウンロード（ソフトウェア）（操作手引書）」をクリックします。

2.「ソフトウェアのダウンロード」から「申請用総合ソフト」を選択。

3.「ダウンロード」をクリックします。

「ShinseiyoSogoSoft.application」が実行されます。

■申請用総合ソフトを使用して申請手続きを行う
1.ログイン
スタートメニューまたはデスクトップから、申請用総合ソフトを起動し、登録した申請者IDとパスワードを入力して、ログインします。

2.申請書情報の作成
①「処理状況表示」画面の「申請書作成」から「申請書様式一覧選択」を開いて、「登記申請書（会社用）：株式会社，特例有限会社，合名会社，合資会社，合同会社，外国会社【署名要】」を選択します。

②「申請書作成・編集」画面がに「申請書の件名」「電子納付を行う際に必要となる納付情報」「申請書の名称」を入力します。「申請書の名称」は「株式会社本店移転登記申請書」とします。

③申請対象となる会社情報を「オンライン会社検索」を利用して入力します。

④登記事由に「本店移転」と入力します。

⑤「登記すべき事項」を入力するため、「別紙表示」ボタンをクリックします。「作成例」欄で項目を選択して、「転記」ボタンをクリックすると、作成例が表示されます。前述の「株式会社本店移転登記申請書の書き方」を参考に入力します。

⑥「課税標準金額」や「登録免許税額」を入力し、納付方法を選択し、「添付書類」も入力します。

⑦「申請人」の会社の「本店」、「商号」、「代表者住所」、「資格」、「氏名」を全角で入力します。「資格」には代表取締役などを入れます。
⑧「経由」の有無を選択します。管轄外移転では「有」を選びます。

⑨その他の申請情報を入力した後、「チェック」を選択して形式チェックを行います。エラーがない場合には「完了」を選択して保存します。

※管轄外移転の場合は、移転前の登記所（法務局）と移転後の登記所に提出する2つの申請書情報の作成が必要です。移転後の登記所に提出する申請書情報を作成する際には、「経由」で「有」を選択した後、「管轄登記所」欄に入力します。また、「印鑑届出」はオンライン登記申請では任意です。

⑩添付ファイルを設定する場合は、「処理状況表示」画面で作成した申請書を選択し、「ファイル添付」をクリック。「添付ファイル一覧」画面が表示されたら、「ファイル追加」をクリックします。「添付ファイルの選択」画面から添付ファイルを選択し、「開く」をクリック。添付ファイルが確定したら、「保存」をクリックします。

参考：法務局｜株式会社の本店移転の登記をしたい方（オンライン申請）｜1申請情報の作成　よりダウンロード
操作手引書（商業・法人登記申請　申請用総合ソフト編）６－１ 他の登記所の管轄する区域への本店移転の登記申請の例（193ページ）

3.電子署名の付与
「処理状況表示」画面で「署名付与」をクリックし、作成した申請書情報を選択します。「署名対象申請一覧」画面で
「ICカードで署名」と「ファイルで署名」のいずれかを選択。「ICカードで署名」の場合はICカードを差し込んで「OK」をクリックします。「ファイルで署名」の場合はファイルを選択して「開く」をクリックします。そして、電子証明書のアクセスパスワードを入力します。

4.申請書情報の送信
「処理状況表示」画面から「送信対象」をチェックし、申請書を送信します。管轄外移転では申請書2件を同時に申請するため、「申請データ送信」ボタンをクリックした後、「送信前申請一覧」画面において、「送信対象」欄のチェックとともに、「順番」欄にへの順番「1・2」の入力が必要です。

5.登録免許税の納付
登録免許税をインターネットバンキングで電子納付する場合は、「処理状況表示」画面で、支払いを行う申請書情報の「納付」をクリックします。未納付であることを確認したうえで、「納付」をクリックすると、電子政府の総合窓口「e－Gov電子納付」画面が表示されますので、案内に従って操作します。

6.添付書面の提出
書面で提出する添付書面がある場合は、「処理状況表示」画面の「アクション（Ａ）」から「書面により提出した添
付書類の内訳表の印刷（商業・法人）」をクリックし、「書面により提出した添付情報の内訳表」を印刷します。添付書面を「書面により提出した添付情報の内訳表」とともに法務局の窓口に持参または送付します。

参考：法務局｜株式会社の本店移転の登記をしたい方（オンライン申請）

オンライン申請は会社などで手続きを行うことができますが、申請ソフトのインストールや利用法の理解に手間や時間がかかります。そのため、オンラインでの申請への抵抗がなく、頻繁に登記申請を行うケースに向いています。

窓口で提出する場合

法務局の窓口で申請する場合は、必要書類と登録免許税の収入印紙を用意して提出します。管轄外移転の場合も、手続きを行うのは移転前の法務局です。

法務局の窓口で申請する方法は、不明点がある場合に質問に答えてもらえる、あるいは申請書類に明らかな不備がある場合に指摘を受けられるといったメリットがあります。法務局の窓口での申請は、法務局に会社からアクセスしやすいケースや法務局の窓口対応時間の平日の8時30分から17時15分（2024年1月4日からは9時から17時）までに行くことができる場合に向いています。また、登記手続きの不慣れな場合も、直接足を運ぶと安心です。

郵送する場合

本店移転登記を郵送で申請する場合にも、管轄の法務局へ送付します。普通郵便で送付することもできますが、到達の確認ができないため、書留での送付が推奨されています。また、封筒の表面に「登記申請書在中」と明記します。

郵送で申請する際には、必要書類とともに収入印紙を収入印紙貼付台紙に貼ったものを同封します。収入印紙は郵便局などで購入することが可能です。また、郵送の場合は法務局に届いた日が申請日となる点に注意が必要です。

郵送は会社から法務局が離れているケースや、オンライン申請のハードルが高いケースなどに向いています。

本店移転登記にともなうその他の手続きと必要書類

本店を移転した場合には、本店移転登記以外にも公的な手続きが必要です。その他に必要な手続きと必要書類をまとめました。

税務署

税務署では、「異動事項に関する届出」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」が必要です。「異動届出書」は移転後速やかに、と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転から1ヶ月以内が期限です。

【手続きに必要な書類】

管轄の税務署に「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出します。「異動届出書」の提出にあたっては定款の写しの確認を求められる場合があるため、準備しておきましょう。また、調査部所管法人は2部必要です。移転前と移転後の管轄の税務署が異なる場合には、両方の税務署に届出を行います。

税務署への手続きは窓口への持参や郵送のほか、e-Taxを利用する方法もあります。

年金事務所

年金事務所には健康保険や厚生年金に関する適用事業所の所在地の変更の届出を移転から5日以内に行います。

【手続きに必要な書類】

年金事務所に、「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」を提出する際には、法人（商業）登記簿謄本のコピーが必要です。法人（商業）登記簿謄本を取得には法務局の窓口で申請するほか、郵送、オンラインでの申請も可能です。管轄の年金事務所が変わる場合も、手続きを行うのは移転前の管轄の年金事務所になります。「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」は窓口に持参する以外にも、電子申請や郵送での提出も可能です。

労働基準監督署

移転後の管轄の労働基準監督署に、移転から10日以内に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。

【手続きに必要な書類】

「労働保険名称、所在地等変更届」は複写式です。移転後の管轄の労働基準監督署で入手して記入し、その場で提出するとスムーズです。

ハローワーク(公共職業安定所)

一元適用事業所と二元適用事業所では手続きが異なります。一元適用事業所はハローワークで雇用保険に関する手続きを行います。二元適用事業所では、ハローワークで労働保険と雇用保険の手続きが必要です。いずれも移転から10日以内が期限です。

【手続きに必要な書類】

一元適用事業所も二元適用事業所も、移転の事実を確認するための書類として、登記事項証明書などが必要です。一元適用事業所では、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出し、「労働保険名称、所在地等変更届」の控を持参します。二元適用事業所は、「雇用保険事業主事業所各種変更届」と「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。

都道府県税事務所

都道府県税事務所は、法人住民税や法人事業税の徴収に関わるため、届出が必要です。届出の期限は都道府県税事務所によって異なります。

【手続きに必要な書類】

本店移転で初めて都道府県内に事業所を構える場合には、「法人設立・開設届出書」を提出します。都道府県内での移転では、「異動届出書」や「法人異動事項申告書」といった名称の書類を提出します。都道府県外への移転の際には、移転前と移転後の双方の都道府県税事務所への届出が必要です。
また、登記事項説明書や定款などの添付書類が必要ですが、都道府県税事務所によって異なるため確認しましょう。

市区町村役場

市区町村役場では、法人住民税の徴収や個人住民税の特別徴収を行っているため、自治体によっては届出が必要です。期限などの諸詳細については各市区町村役場に確認しましょう。

【手続きに必要な書類】

法人住民税に関する書類は「異動届出書」や「法人・事務所等異動届」といった名称です。登記事項証明書書や定款などの添付書類は市区町村によって違いがあります。また、住民税の特別徴収に関する書類として、「法人・事務所等異動届」などを提出します。

まとめ

本店のオフィスを移転すると、法務局での本店移転登記のほか、税務署や県税事務所、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークなど、多くの公的機関での手続きが必要になります。スムーズに進められるように、本店のオフィスを移転する前の準備段階で必要な手続きを把握しておきましょう。